Dokumentowanie

Ta zasada wiąże się mocno ze wspomnianą już wcześniej przejrzystością. Ważne jest, żeby wszystkie etapy konsultacji (nie tylko wyniki konsultacji, które ze względu na swoją wagę zostały opisane wcześniej) były starannie dokumentowane i dostępne dla zainteresowanych podmiotów. Z jednej strony pozwoli to zmniejszyć ryzyko zarzutu manipulacji czy nieuczciwych intencji. Poza tym, szczególnie w konsultacjach trwających dłuższy okres czasu, pozwoli także sięgać do wcześniejszych zdarzeń i ustaleń, dzięki czemu nie trzeba się będzie np. wracać do spraw, co do których wcześniej zapanowała już zgoda. Dobrze udokumentowane konsultacje mogą też służyć jako lekcja dla urzędników przy organizacji kolejnych procesów, gdyż będą mogli do tych materiałów sięgać i nie popełniać po raz kolejny tych samych błędów. Takie archiwum może być też przydatne przy zachęcaniu mieszkańców do brania udziału w kolejnych konsultacjach. Jeśli bowiem będą oni mogli bez problemu zasięgnąć opinii o przebiegu i rezultatach wcześniejszych konsultacji i przekonać się, że udział mieszkańców miał wpływ na ostatecznie podjęte decyzje, to z pewnością chętniej będą angażowali się w późniejszym terminie i z większą ufnością podchodzili do działań podejmowanych przez administrację publiczną.