Rzetelność


Żeby konsultacje zakończyły się sukcesem, a więc żeby administracja publiczna naprawdę mogła skorzystać z propozycji mieszkańców, a mieszkańcy czuli, że ich głos nie trafił w próżnię, tylko rzeczywiście przyczynił się do znalezienia optymalnego rozwiązania, standard prowadzenia konsultacji musi być bardzo wysoki. Warto w tym miejscu wspomnieć o kilku technicznych zasadach prowadzenia konsultacji, które mają duży wpływ na ich rzetelność.


Odpowiedni dobór tematu i używanie języka zrozumiałego dla przeciętnej osoby

Jeśli chcemy, żeby w konsultacjach wzięli udział zwykli mieszkańcy, a nie tylko specjaliści zajmujący się określonym obszarem, to temat konsultacji nie może być zbyt specjalistyczny. Jeśli mimo wszystko władzy zależy na zorganizowaniu tego typu konsultacji, to bezwzględnie musi używać w nich języka prostego, zrozumiałego dla przeciętnego człowieka. Kilka lat temu Urząd Miasta Bielska-Białej zorganizował proces konsultacyjny, który miał następującą nazwę: Konsultacje w sprawie sposobu wykorzystania nowej infrastruktury, zainteresowania nowymi usługami, możliwościami wdrożenia nowych technologii - w związku z realizacją przedsięwzięcia pn. "Budowa sieci szerokopasmowej dla miasta Bielska-Białej". W ramach konsultacji społecznych urzędnicy mieli nadzieję uzyskać od mieszkańców m.in. propozycje miejsc publicznych, w których powinno być zainstalowane bezpłatne WiFi, stąd spodziewali się szerokiego oddźwięku ze strony społeczności lokalnej. M.in. na skutek niewłaściwego podania przedmiotu konsultacji do publicznej wiadomości, w wyznaczonym terminie do urzędu nie wpłynęła ani jedna uwaga. Z drugiej strony dobrą praktyką w tym obszarze są na pewno konsultacje organizowane przez Urząd Miasta Warszawa, który już na poziomie wyboru nazwy stara się zainteresować mieszkańców problemem, który ma być poddany konsultacjom. I tak w ciągu ostatnich kilku lat mieszkańcy różnych dzielnic stolicy mogli brać np. udział w następujących konsultacjach: „Rowerem po Bielanach”, „Warszawa w dobrej kondycji! Lokalizacja siłowni plenerowych”, „Szewc? Księgarnia? Bank? A może bar mleczny? Jakich usług brakuje w twojej okolicy?” czy „Stare Miasto w nowej odsłonie”


Możliwie najwcześniejszy etap procesu decyzyjnego

Ważne jest, żeby konsultacje były prowadzone na jak najwcześniejszym etapie procesu decyzyjnego, najlepiej już na poziomie założeń określonego projektu. Jeśli w jakimś mieście burmistrz chce przeprowadzić rewitalizacje zaniedbanego placu, to warto porozmawiać z mieszkańcami już na wstępie i dowiedzieć się, jakie funkcje powinien on według nich pełnić. Niech ostatecznym zaprojektowaniem placu zajmą się fachowcy, ale to od mieszkańców powinno zależeć, czy będzie tam zbudowana fontanna, plac zabaw, a może skatepark. Najczęściej jednak władze same podejmują wszystkie decyzje, a mieszkańców pytają się np. jaki kolor mają mieć przysłowiowe ławki. Do takiej sytuacji doszło niedawno w jednym z miast zachodniej Polski, gdzie według słów pewnego aktywnego mieszkańca, burmistrz zdecydował o budowie aquaparku, a na zakończenie prac przeprowadził konsultacje, w ramach których mieszkańcy mieli wybrać jego nazwę. Przy zbyt późnym etapie organizacji konsultacji społecznych mogą też wyniknąć takie problemy, jak ten opisany przez jednego z naczelników Urzędu Miasta Katowice. Podczas rozmowy dotyczącej przeprowadzonych konsultacji powiedział, że w ich wyniku spłynęło do niego kilka bardzo ciekawych uwag, o których urzędnicy przygotowujący projekt nie pomyśleli, ale nie można było wdrożyć tych pomysłów, bo ogłoszono już przetarg na realizację prac i było już po prostu za późno.


Ogłoszenie konsultacji z odpowiednim wyprzedzeniem

Informacje o prowadzeniu konsultacji, czy o określonych działaniach podejmowanych w ramach procesu, nie mogą być podawane do publicznej wiadomości ani za wcześnie ani za późno. Jeśli zawiadomimy mieszkańców o prowadzonych warsztatach z dwudniowym wyprzedzeniem, to wielu potencjalnie zainteresowanych nie pojawi się na nich, bo będą już mieli tą datę zarezerwowaną. Jeśli jednak wyślemy zawiadomienia miesiąc wcześniej i więcej ich nie powtórzymy, to część osób po prostu o  tym wydarzeniu zapomni. Przykładem , jak nie powinno się postępować, mogą być np. przeprowadzone kilka lat temu przez Urząd Miasta Katowice konsultacje dotyczące nadania Statutu Jednostki Pomocniczej miasta Katowice nr 19 Piotrowice-Ochojec. Ogłoszenie o organizacji spotkania otwartego zostało opublikowane 27 grudnia, a samo spotkanie odbyło się 2 stycznia. Poza tym, że obie te daty dzieli jedynie 6 dni, to warto tu jeszcze zwrócić uwagę na niefortunny termin organizacji konsultacji, będący dla wielu osób okresem urlopowym

.
Użycie odpowiednich i zróżnicowanych kanałów informacyjnych

Problem ten poruszony już był w części w punkcie dotyczącym reprezentatywności. Warto może jeszcze mocno podkreślić, że warunkiem niezbędnym do użycia odpowiednich kanałów informacyjnych jest prawidłowa identyfikacja zainteresowanych grup. Jeśli to zostanie zrealizowane, to w dalszym kroku trzeba się zastanowić, jak do tych grup trafić z przekazem o organizowanych konsultacjach. Przykładowo, jeśli będziemy chcieli konsultować coś z kibicami miejscowego klubu sportowego, to może wystarczy przekazać nasz komunikat na stadionie podczas meczu, a dodatkowo na jakimś forum internetowym skupiającym kibiców. Żeby trafić do młodzieży warto skorzystać z pomocy szkół czy klubów do których uczęszczają młodzi ludzie. Niestety cały czas w wielu urzędach jedyną stosowaną drogą informowania mieszkańców o prowadzonych konsultacjach jest umieszczenie komunikatu na oficjalnej stronie urzędu i/lub w Biuletynie Informacji Publicznej. To powoduje, że jedynie niewielka grupa potencjalnie zainteresowanych dociera do tych informacji.


Użycie odpowiednich i zróżnicowanych technik konsultacji

Różnym technikom prowadzenia konsultacji społecznych poświęcony jest poprzedni rozdział książki. W tym miejscu warto jedynie zwrócić uwagę, że dobór odpowiednich technik konsultacyjnych zależy od wielu czynników, w tym m.in. od specyfiki danego problemu (czas trwania procesu decyzyjnego, złożoność techniczna problemu, poziom zainteresowania mieszkańców), charakterystyki społeczności lokalnej (stopień poinformowania społeczności o problemie, społeczność podzielona lub zjednoczona, zasięg problemu, zaufanie społeczne do lokalnej administracji) czy od postawy urzędników, władz i radnych. Jak dotąd konsultacje najczęściej ograniczają się do poproszenia mieszkańców o wypełnienie ankiet czy do zorganizowania otwartego spotkania. Na szczęście coraz większe liczba organów administracji publicznej zaczyna korzystać także z innych, bardziej dobranych w danym momencie, technik konsultacyjnych, co ma korzystny wpływ na rezultaty konsultacji i ich odbiór przez mieszkańców.


Dobór odpowiedniego terminu konsultacji

W tym punkcie należy zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Z jednej strony nie należy organizować spotkań czy warsztatów z mieszkańcami w godzinach południowych, choć jest to na pewno bardziej wygodne dla urzędników. Problem jest jednak taki, że większość potencjalnie zainteresowanych jest wtedy w pracy, w szkole czy na uniwersytecie i nie ma czasu na działalność społeczną. W zależności od grupy docelowej mogą być oczywiście wyjątki od tej zasady, bo np. warsztaty skierowane emerytowanych kobiet większy sens będą miały w dzień niż wieczorem, szczególnie w zimę, kiedy szybko robi się ciemno. Ważne jest także, żeby nie organizować działań konsultacyjnych w okresie wakacyjnym czy podczas długich weekendów, bo po prostu większość potencjalnie zainteresowanych ma w tym czasie inne sprawy na głowie i bardziej zainteresowanych jest życiem prywatnym, a nie publicznym. Tu także mogą być jednak wyjątki, bo jeśli przykładowo w czasie długiego majowego weekendu w mieście co roku organizowany jest festyn, na który przychodzą tłumy mieszkańców, to dobrym pomysłem może być ustawienie w tym miejscu namiotu konsultacyjnego, dzięki czemu uda się dotrzeć do wielu osób, których w innych warunkach ciężko byłoby zachęcić do zabrania głosu w określonej sprawie.


Odpowiedni czas trwania konsultacji

W tym przypadku, podobnie jak w przypadku ogłaszania konsultacji, nie można przesadzić ani w jedną ani w drugą stronę. Ważne jest także aby zwrócić uwagę, że ten punkt odnosi się z jednej strony do całego procesu konsultacyjnego, a z drugiej do długości poszczególnych spotkań czy warsztatów, które wchodzą w jego skład. Jeśli chodzi o cały proces konsultacyjny, to zawsze należy pamiętać, że jego długość musi być tak ustalona, żeby mieć czas na poinformowanie określonych wcześniej grup docelowych o rozpoczęciu procesu  jego celach, następnie czas na wykorzystania odpowiednich technik konsultacyjnych,  później na ich opracowanie, interpretację  ogłoszenie wyników konsultacji do publicznej wiadomości. Nie jest więc możliwe, żeby cały proces odbywał się dajmy na to jeden czy dwa tygodnie, a często np. w zarządzeniach wójtów, burmistrzów czy prezydentów w sprawie prowadzenie konsultacji, podane są właśnie takie terminy. Z drugiej strony należy pamiętać, że w przypadku konsultacji dotyczących skomplikowanych inwestycji, gdzie proces decyzyjny może trwać nawet kilka lat, nie można prowadzić jednych niekończących się konsultacji, bo po pewnym czasie mieszkańcy zapomną, jakie były wcześniejsze ustalenia. W takim przypadku warto proces konsultacyjny podzielić na kilka mniejszych zamkniętych części, z których za każdym razem będzie powstawał raport podsumowujący. Ułatwi to mieszkańcom dostrzeżenie wagi poszczególnych etapów i ich wpływu na całość projektu. Jeśli chodzi o długość warsztatów czy spotkań z mieszkańcami, to zależeć to będzie od wielu rożnych czynników, ale raczej trudno sobie wyobrazić, żeby miały one trwać krócej niż jedna i dłużej niż trzy godziny.


Korzystanie z pomocy ekspertów i moderatorów zewnętrznych

Nie jest to zawsze obligatoryjne, ale w wielu przypadkach może pomóc, a czasem wręcz jest niezbędne. Tak może być np. w sytuacji, gdy mieszkańcy postrzegają urząd jako stronę jakiegoś konfliktu i uważają, że konsultacje nie są prowadzone  dobrej wierze. Korzystanie w takich przypadkach z ekspertyz urzędników, albo moderowanie przez pracowników urzędu spotkań z mieszkańcami najprawdopodobniej może skończyć się awanturą, a na pewno nie przyczyni się do budowy dialogu i zaufania społecznego. Ważne jest także dobre oszacowanie potencjału urzędników zaangażowanych w proces konsultacyjny. Jeśli bowiem mają być zorganizowane warsztaty dla mieszkańców, to trzeba sobie zadać pytanie, czy w urzędzie jest zatrudniona osoba, która ma wiedzę i doświadczenie w moderacji grupy. Jeśli nie, to także trzeba sięgnąć po eksperta z zewnątrz, który będzie mógł te zadanie wykonać. Techniki, w jakich udział moderatora, eksperta jest pomocny w prowadzeniu konsultacji społecznych zostały wskazane w poprzednim rozdziale.


Stworzenie planu konsultacji społecznych

Nie da się prowadzić profesjonalnych konsultacji społecznych, a szczególnie tych, które trwają przynajmniej kilka tygodni, a przy ich realizacji wykorzystuje się kilka różnych technik konsultacyjnych, bez wcześniejszego stworzenia planu konsultacji. Więcej o planie będzie w dalszej części tekstu, w tym miejscu jedynie warto zasygnalizować, że wielość wątków, które trzeba brać pod uwagę przy organizacji konsultacji oraz upływ czasu powodują, że bez uprzedniego zaplanowania całego procesu różne elementy zaczynają się rozjeżdżać, co najczęściej skutkuje tym, że w pewnym momencie trwania procesu konsultacyjnego trzeba go szybko przerwać z powodu „uciekających” terminów. Najczęściej „ofiarą” takich decyzji pozostaje stworzenie informacji dla osób uczestniczących w procesie, jakie są rezultaty konsultacji, które postulaty zostały wzięte pod uwagę, a które nie i dlaczego. To powoduje, że mieszkańcy czują, że stracili czas angażując się w proces konsultacyjny i ciężko zachęcić ich następnym razem do uczestnictwa w kolejnych konsultacjach.

Rzetelna informacja o wynikach konsultacji

Niestety cały czas bardzo często się zdarza, że administracja publiczna, która organizuje konsultacje społeczne, na zakończenie zapomina poinformować opinię publiczną o ich wynikach. Rodzi to często frustrację wśród uczestników procesu, którzy niejednokrotnie nie chcą już więcej uczestniczyć w tego typu przedsięwzięciach, bo nie wierzą, że ich głos może mieć jakiś wpływ na rozwiązanie problemu. W związku z tym ważne jest, żeby po zakończeniu konsultacji urzędnicy przygotowali zwięzły raport, w którym przedstawione zostaną uzyskane rezultaty i podjęte na ich podstawie decyzje. Czytelnym i coraz częściej stosowanym narzędziem jest tabelka, gdzie w lewej kolumnie umieszczone są propozycje i uwagi strony a w prawej odniesienie się do nich ze strony urzędu. Przykładem tego typu rozwiązania jest raport z konsultacji pt. „Rowerem po Bielanach” przeprowadzonych przez Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu m.st. Warszawy

 

(na podstawie "Narzędzia i techniki konsultacji społecznych Podręcznik jak prowadzić konsultacje społeczne w samorządzie". Opracowana przez FRDL Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki w Katowicach)